Por el equipo de Expertos Laborales de Gesflyco Asesores | Alcobendas, Madrid
Si eres empresario en Madrid, probablemente ya has sentido la presión: la Inspección de Trabajo ya no pregunta «¿tienes registro de jornada?», sino «¿puedo acceder remotamente a él ahora mismo?».
En este final de 2025, el panorama del control horario ha sufrido la mayor transformación desde 2019, y en Gesflyco Asesores queremos ser claros: lo que funcionaba ayer, hoy puede costarte una sanción de hasta 225.000 euros.
Este artículo no es un resumen de la ley, es tu hoja de ruta estratégica para sobrevivir al cambio normativo actual y prepararte para lo que viene.
1. La Realidad Actual (Finales de 2025): El «Papel Cero» ya es Ley
Olvídate de las hojas de firmas en la entrada o los Excels «maquillados» a fin de mes. La nueva normativa de Control Horario 2025 ha marcado un punto de no retorno.
A- Inmutabilidad Digital: La Inspección exige ahora sistemas que garanticen la trazabilidad. Cualquier modificación de un fichaje (por olvido o error) debe dejar una «huella digital»: quién lo cambió, cuándo y por qué. Si tu sistema permite borrar datos sin rastro, es ilegal.
B- Acceso Remoto Inmediato: El inspector ya no necesita visitar tu oficina en Alcobendas para pedirte los papeles. La norma exige que la herramienta permita un acceso remoto e inmediato para la Autoridad Laboral. Si tardas en darles acceso, se presume obstrucción.
C- Adiós al «Café» no registrado: Con el foco en la desconexión digital y el pago real de horas extra, el sistema debe permitir registrar pausas específicas. «Jornada laboral» y «tiempo de presencia» ya no son lo mismo.
2. La Trampa del Futuro: ¿Biometría e IA? Cuidado con lo que compras
Aquí es donde aportamos el valor real que no encontrarás en un blog genérico. Muchos proveedores de software te están vendiendo «el futuro» con sistemas de huella dactilar o reconocimiento facial. Como expertos legales, nuestra advertencia es rotunda: ALTO.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y las normativas europeas han puesto un cerco casi total a la biometría para control horario. Consideran estos datos de «categoría especial».
- El riesgo: Si instalas un torno con huella dactilar sin una Evaluación de Impacto (EIPD) rigurosa y sin una base legal excepcional, te expones a multas de Protección de Datos que pueden superar a las laborales.
- La tendencia real: El futuro inmediato no es la cara de tu empleado, es la geolocalización responsable y la Inteligencia Artificial (IA) predictiva. La IA se usará (y ya se está integrando) no para vigilar, sino para optimizar turnos, prever picos de trabajo y asegurar que se cumple la inminente reducción de jornada.
3. El Horizonte 2026: La Jornada de 37,5 Horas
La reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales es el próximo gran hito. ¿Cómo afecta esto a tu registro actual?
Si tu empresa sigue registrando «de 9:00 a 18:00» por defecto, tendrás un problema matemático y legal. Con la reducción de jornada, cada minuto cuenta. El registro horario pasa de ser una herramienta defensiva (evitar multas) a una herramienta de gestión financiera:
¿Cuánto te cuesta realmente la hora productiva?
¿Estás pagando horas extra sin saberlo por no ajustar los horarios a la nueva norma?
4. Por qué un Software no es suficiente (La Visión 360º de Gesflyco)
En Gesflyco Asesores, con nuestra visión integral (Laboral, Fiscal y Contable), sabemos que contratar una app de fichaje no te blinda.
Una app no actualiza tus contratos laborales para adaptarlos a la nueva jornada.
Un software no redacta la política de desconexión digital que ahora es obligatoria adjuntar.
Una máquina no te defiende ante una Inspección si hay discrepancias de criterio.
Tu Partner en Alcobendas para la Transición Digital
La tecnología es el vehículo, pero la ley es el mapa. En Gesflyco ayudamos a empresas, pymes y autónomos de Madrid Norte a implementar sistemas que sean:
A- Técnicamente avanzados: 100% digitales y accesibles.
B- Jurídicamente seguros: Cumpliendo RGPD (sin biometría ilegal) y Estatuto de los Trabajadores.
C- Económicamente rentables: Aprovechando los datos para mejorar tu productividad.
¿Tu sistema actual soportaría una inspección remota mañana mismo?
No esperes a la notificación. Ven a vernos a nuestras oficinas en Avenida de la Magia, 3 (Alcobendas) o contáctanos a través de gesflyco.com. Transformemos una obligación burocrática en una ventaja competitiva para tu negocio.
Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre el Nuevo Registro Horario y Normativa 2025
Diseñadas para resolver dudas rápidas de empresarios y directivos
1. ¿Puedo seguir usando Excel si lo guardo en la nube para cumplir con el acceso remoto?
No, rotundamente no. El Excel (incluso en Drive o SharePoint) es un archivo editable que no garantiza la inmutabilidad ni la trazabilidad de los datos. La Inspección de Trabajo en 2025 exige un sistema que certifique que los datos no han sido manipulados posteriormente. Usar Excel hoy es casi garantía de sanción por falta de fiabilidad del registro.
2. ¿Cómo afecta la reducción a 37,5 horas al registro de jornada si mis contratos dicen 40 horas?
Este es el gran conflicto legal de este año. El registro de jornada es la «prueba del algodón». Si tus contratos dicen 40 horas, pero la ley impone 37,5 horas (o su equivalente anual), cualquier tiempo registrado por encima de ese límite se considerará automáticamente hora extra, la cual debe pagarse y cotizarse como tal. En Gesflyco recomendamos urgentemente una revisión de contratos y calendarios laborales para evitar un sobrecoste salarial imprevisto.
3. He instalado un sistema de reconocimiento facial o huella. ¿Es legal en 2025?
Es altamente arriesgado y, en la mayoría de los casos, ilegal según la AEPD. La normativa actual considera los datos biométricos como «categoría especial» y exige una necesidad «absoluta» para su uso (que difícilmente se justifica para un simple control horario de oficina). Si no has realizado una Evaluación de Impacto de Protección de Datos (EIPD) exhaustiva, te expones a multas millonarias. Lo seguro hoy es usar apps, tarjetas o sistemas contactless no biométricos.
4. Tengo empleados en teletrabajo o comerciales en ruta, ¿tienen que fichar?
Sí. La obligación de registro es para todos los trabajadores, independientemente de su ubicación. La diferencia es que la herramienta debe estar adaptada para la movilidad (geolocalización en el momento del fichaje, app móvil, etc.). Además, debes tener una política clara de desconexión digital, asegurando que no se reciban correos ni se registren horas fuera de su jornada pactada.
5. ¿A cuánto ascienden las multas por no tener el registro al día?
Las sanciones se han endurecido. Una infracción grave en materia de registro de jornada puede oscilar entre los 751 € y los 7.500 € en su grado más básico. Sin embargo, si la Inspección detecta impago de horas extras o intrusión en la privacidad (biometría indebida), las multas pueden escalar rápidamente hasta los 225.018 €. El coste de un software legal es ínfimo comparado con el riesgo.
